AKTUALIA

Evaluasi Program dan Kegiatan Dalam Semangat Pemberdayaan

Pertanggungjawaban atas tugas perutusan-Nya

Senin, 10 Desember 2018, para pengurus Dewan Pastoral Paroki, Stasi, Lingkungan dan Kategorial mengadakan rapat pleno untuk mengevaluasi program dan kegiatan di tahun 2018. Meski Purwokerto diguyur hujan, tidak menyurutkan semangat para pengurus untuk hadir di aula paroki St. Yoseph. Tercatat dalam daftar hadir 115 orang. Setelah menikmati hidangan makan malam sambil diiringi lantunan lagu-lagu rohani yang dibawakan OMK Voltus, para pengurus menempati kursi yang ditata bersama meja-meja untuk meletakkan laptop. 

Slideshow ini membutuhkan JavaScript.

Rapat dimulai pukul 18.45 WIB dengan doa pembukaan yang dipimpin oleh Bpk Bimas (Sekretaris DPP) yang sekaligus bertindak sebagai pemandu acara rapat. Selanjutnya Romo Ag. Dwiyantoro menyampaikan pengantar rapat. Rm Toro mengambil inspirasi dari kisah 70 murid yang kembali dengan gembira kepada Yesus setelah mereka diutus mewartakan kabar keselamatan. Para murid bergembira karena telah melakukan tugas perutusan itu dan melihat tanda-tanda yang menyertainya berkat kuasa yang diberikan Yesus pada mereka. Yesus bergembira dalam Roh dan mengucap syukur atas misteri keselamatan yang dinyatakan kepada orang kecil. Para murid diteguhkan dan pantas bergembira karena nama mereka terdaftar di surga (Luk 10: 17-21).

Slideshow ini membutuhkan JavaScript.

Dari inspirasi itu, para pengurus DPP Pleno diajak untuk mengevaluasi progam dan kegiatan yang telah dilaksanakan sebagai pertanggungjawaban atas panggilan atau tugas perutusan dari Tuhan. Diingatkan pula fokus garapan tahun 2018: “Pemberdayaan Umat dan Pengurus DPP/Stalingkat Menjadi Saksi Kasih Di Tengah Kebhinekaan”.

(Materi Pengantar Rapat Pleno DPP Stalingkat dapat diunduh di sini)

Rm Toro mengakhiri sesi pengantar dengan mengajak seluruh pengurus untuk bernyanyi bersama “Persembahan Hati” sambil menyalakan senter telepon genggam masing-masing. Lampu aula dipadamkan dan diganti sinar yang terpancar dari telepon genggam yang bergoyang seirama dengan lagu tersebut.

Proses yang dinamis dan menarik

Proses selanjutnya adalah menuntaskan evaluasi program dan kegiatan DPP Pleno 2018.  Evaluasi sudah dilakukan oleh masing-masing tim kerja DPP dan Stalingkat pada tanggal 3-9 Desember 2018. Rm Kris memberi pengantar singkat sebelum para pengurus berkumpul di tim kerja, lingkungan dan kelompok kategorial masing-masing. Dipaparkan kondisi terkini (per 10 Desember, pkl 16.46 WIB) evaluasi yang sudah masuk melalui google form (borang) Evaluasi Program Kegiatan DPP Pleno 2018, yakni sebanyak 144 respon (tiap respon berisi evaluasi atas satu program/kegiatan). Jumlah itu berasal dari 38 tim kerja dan pengurus stalingkat atau baru mencapai 45,8% dari total 83 jumlah tim kerja DPP, DPS, Lingkungan dan Kelompok Kategorial. Oleh karena itu, dalam rapat ini, para pengurus yang belum memasukkan evaluasi diberi kesempatan untuk mengevaluasi bersama dalam kepengurusan masing-masing. Sedangkan yang sudah memasukkan, diberi kesempatan untuk memperbaiki atau menambahkan program-kegiatan yang belum dievaluasi.

Diingatkan untuk melihat kembali program dan kegiatan yang telah ditetapkan dan disinkronisasi di awal tahun (Senin, 5 Februari 2018) sebagai acuan. Program dan kegiatan itu sudah dimasukkan dalam borang “Analisa Data dan Rencana Program Kegiatan DPP Stalingkat 2018” lewat sarana google form. Boleh dimasukkan pula program atau kegiatan yang tidak direncanakan sejak awal namun dilaksanakan di tahun ini. Evaluasi atas tiap program dan kegiatan itu dilakukan dengan melihat 5 kriteria penilaian, yakni ketuntasan, kesesuaian waktu, partisipasi peserta target, kualitas dan serapan/kesuaian dana. Masing-masing kriteria diukur dengan level 1-10.

Slideshow ini membutuhkan JavaScript.

Proses rapat evaluasi menjadi sangat hidup dan menarik karena para pengurus dengan penuh semangat berupaya mengisikan hasil evaluasi tiap program kegiatan ke dalam borang evaluasi. Setelah bekerja dalam kepengurusan masing-masing sekitar 45 menit, para pengurus DPP Pleno mencermati hasil rangkuman sementara respon evaluasi yang sudah masuk per 10 Desember 2018 pukul 01.00 dinihari, yakni sejumlah 117 respon (program/kegiatan). Rangkuman sementara ini dikerjakan oleh Bpk Romanus Edy Prabowo selaku koordinator Tim Pelayanan Pastoral Berbasis Data (PPBD).

Rangkuman sementara dari hasil evaluasi seluruh program dan kegiatan DPP Pleno 2018 menunjukkan level seperti ditampilkan dalam gambar di bawah ini:

Rangkuman Sementara Hasil Evaluasi Semua Program-Kegiatan DPP Pleno 2018

Secara lebih terperinci ditampilkan masing-masing resume hasil sementara penilaian dari 5 jenis program-kegiatan, yakni program prioritas, program reguler, kegiatan rutin, program/kegiatan tidak terencana (di awal tahun) dan program usulan (dari stalingkat ke DPP) yang disetujui.

Secara umum, program reguler dan kegiatan rutin menunjukkan level penilaian yang lebih tinggi pada semua kriteria dibandingkan program prioritas. Sedangkan program yang tak terencana memilii level penilaian yang lebih rendah dari semua jenis program/kegiatan.. Data ini bersifat sementara karena masih ada 54,2% tim kerja DPP dan pengurus stalingkat yang belum dianalisis hasil evaluasinya. Mengingat keterbatasan waktu rapat pleno dan ada pengurus lingkungan serta kelompok kategorial yang berhalangan hadir maka proses input hasil evaluasi masih diberikan kesempatan sampai hari Rabu, 12 Desember 2018, pkl. 21.00 WIB.

Setelah pemaparan rangkuman sementara hasil evaluasi program-kegiatan yang sudah masuk, diadakan sesi tanya jawab. Sempat ditanyakan bagaimana penilaian pada kriteria serapan dana terhadap program/kegiatan yang pada perencanaannya tidak membutuhkan dana dari kas DPP/Stalingkat. Ada juga program/kegiatan yang dananya hanya ditetapkan sebagian saja dari total kebutuhan dana karena diharapkan ada sumbangan uang dan/atau barang dari umat atau anggota pengurus. Sebaiknya sejak perencanaan, total dana yang dibutuhkan untuk suatu program/kegiatan ditetapkan dan dirinci dari mana sumbernya (berapa dari kas DPP/Stalingkat dan berapa dari donatur atau swadaya umat/pengurus). Bila penetapan total dana beserta rincian sumber dananya dalam tahap perencanaan sesuai dengan tahap pelaksanaannya, maka level penilaiannya tinggi. Pendek kata, semakin sesuai suatu perencanaan dengan pelaksanaannya, maka level penilaiannya semakin tinggi. Begitu pula sebaliknya, semakin tidak sesuai perencanaan dan pelaksanaannya, maka level penilaiannya semakin rendah. Hal ini berlaku juga pada kriteria penilaian lainnya (ketuntasan, kesesuaian waktu, target peserta, dan kualitas program/kegiatan).

Pemberdayaan yang membawa harapan

Apa tujuan dan manfaat yang diharapkan dari proses perencaanan sampai evaluasi program/kegiatan DPP Pleno? TujuannyaPertama, perencanaan program/kegiatan yang matang dan pelaksanaannya yang sesuai dengan rencana. Kedua, peningkatan program/kegiatan pada semua kriteria penilaiannya. Ketiga, peningkatan pelayanan umat yang semakin berkualitas dan menjawab kebutuhan serta harapan umat. Manfaat dari tercapainya ketiga tujuan itu ialah umat dan pengurus DPP/Stalingkat yang semakin berdaya atau hidup dan dewasa dalam mewujudkan hadirnya Kerajaan Allah (kehidupan yang ditandai oleh iman, harapan, kasih, damai, keadilan, penghormatan martabat manusia dan keutuhan ciptaan).

Apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dan mendapatkan manfaat dari program/kegiatan DPP Pleno? Pertama, para pengurus yang terus memberdayakan diri, yakni semakin mampu merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi program/kegiatan yang berkualitas dan menjawab kebutuhan serta harapan umat; pengurus yang berkomitmen tinggi, bertanggungjawab dan mampu bekerjasama dengan baik.  Dengan kata lain, hal ini berkaitan dengan aktor atau subyek, yakni para pengurus DPP/Stalingkat (komitmen, semangat dan kinerjanya). Manfaatnya, para pengurus DPP/Stalingkat akan semakin berdaya untuk menghasilkan peningkatan kualitas program/kegiatan dan kualitas pelayananan umat.

Kedua, dibutuhkan suatu sistem yang efektif (tepat guna) dan efisien. Sistem itu berupa pedoman pelaksanaan dan pedoman teknis pelayanan paroki yang secara berkala dibarui sesuai perkembangan umat. Sistem juga berkaitan dengan struktur kepemimpinan / kepengurusan, iklim atau suasana relasi antar pengurus dan antara pengurus dengan umat yang dilayani, perumusan visi-misi-tujuan yang tepat, dan penguatan identitas yang semakin jelas dan dihidupi secara nyata. Manfaat dari sistem yang efektif dan efisien adalah pelayanan umat yang semakin berkualitas dan menjawab kebutuhan serta harapan umat. Alhasil, visi-misi dan tujuan paroki semakin terwujud.

Singkatnya, kedua syarat yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dan manfaat kualitas program/kegiatan dan pelayanan umat itu merupakan 5 faktor penting (kepemimpinan, iklim, struktur, tujuan dan identitas) dalam proses pemberdayaan umat. Semoga harapan dan optimisme tetap bertumbuh di dalam diri pengurus dan seluruh umat. Diharapkan proses pemberdayaan yang menggunakan model pelayanan pastoral berbasis data ini dapat semakin mendekati terwujudnya cita-cita (visi) Paroki St. Yoseph. Salam pemberdayaan. Berkah Dalem. *_* (xty)

Sumber foto: FB Lily Karlina dan WA grup Info Stalingkat

 

 

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.